Elke bestelling uit je webshop met de hand in SnelStart zetten: bij tien bestellingen per dag ben je daar al snel een uur per dag mee bezig. En het is precies het soort werk waar foutjes insluipen. Een verkeerd btw-tarief, een vergeten creditnota, een betaling die nergens bij hoort.
Een koppeling tussen WooCommerce en SnelStart neemt dat over. In dit artikel lees je hoe dat werkt, welke keuzes je hebt en waar je op moet letten.
Wat een koppeling precies doet
Een koppeling zet gegevens uit je webshop automatisch in je boekhouding. Bij WooCommerce en SnelStart gaat het meestal om:
- Bestellingen als verkoopfactuur of verkoopboeking in SnelStart
- Klanten, zodat je debiteuren niet dubbel aanmaakt
- Betalingen van Mollie, PAY.nl of een andere betaalprovider, afgeletterd op de juiste factuur
- Retouren als creditnota
- Voorraad, als je die in SnelStart bijhoudt en terug wilt naar de webshop
Je hoeft niet alles te koppelen. Begin bij wat je nu de meeste tijd kost. Dat is bijna altijd het overtypen van bestellingen en het afletteren van betalingen.
Drie manieren om te koppelen
1. Exporteren en importeren. Je exporteert bestellingen uit WooCommerce naar een bestand en leest dat in SnelStart in. Dat is gratis, maar je blijft het met de hand doen. Het werkt voor een webshop met een paar bestellingen per week.
2. Een kant-en-klare koppeling. Er zijn diensten die WooCommerce en SnelStart standaard verbinden, meestal voor een vast bedrag per maand. Voor een standaard webshop met één btw-tarief en Nederlandse klanten is dat vaak prima. Kijk voordat je kiest of hij doet wat jij nodig hebt: veel standaard koppelingen synchroniseren klanten maar één kant op, kennen geen eigen grootboekregels per productgroep en letteren uitbetalingen van je betaalprovider niet af.
3. Een koppeling op maat. Die bouw je wanneer de standaard koppeling niet past. Bijvoorbeeld omdat je zowel aan consumenten als aan bedrijven in de EU verkoopt, meerdere btw-tarieven hebt, of betalingen van meerdere providers wilt afletteren. Je betaalt één keer voor de bouw, plus onderhoud.
Ons advies: begin bij optie 2 als die alles doet wat je nodig hebt. Pas als je merkt dat je er alsnog met de hand achteraan zit, is maatwerk de moeite waard.
Wat je nodig hebt van SnelStart
Voor elke koppeling heb je toegang tot de koppelmogelijkheid (API) van SnelStart nodig. Daarvoor vraag je bij SnelStart een API-sleutel aan. SnelStart rekent daar eenmalige kosten voor; bij het schrijven van dit artikel was dat €250 excl. btw voor een vaste sleutel. Kijk op snelstart.nl voor de actuele prijs.
Daarnaast moet je administratie op orde zijn: vaste grootboekrekeningen voor omzet, btw en verzendkosten, en een duidelijke keuze of je per bestelling een factuur maakt of per dag een verzamelboeking.
Waar het vaak misgaat
Btw-tarieven. Verkoop je producten met 9% en 21% btw, of ook aan klanten in België of Duitsland? Dan moet de koppeling per regel het juiste tarief en de juiste grootboekrekening kiezen. Verkoop je in totaal meer dan €10.000 per jaar aan consumenten in andere EU-landen, dan reken je de btw van dat land en geef je die aan via de OSS-regeling. Ook dat moet je boekhouding goed uit elkaar houden.
Zakelijke klanten in de EU. Bij een geldig btw-nummer van een bedrijf in een ander EU-land wordt de btw verlegd. Dat btw-nummer moet je controleren in VIES en het bewijs moet je bewaren. Daar is de VIES btw-check voor.
Verzendkosten en kortingen. Die horen op een eigen regel met het juiste btw-tarief. Een koppeling die alleen het totaalbedrag doorzet, levert later zoekwerk op.
Retouren. Een terugbetaling in WooCommerce moet een creditnota worden in SnelStart, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur.
Uitbetalingen. Je betaalprovider stort geen losse bedragen, maar één bedrag met tientallen bestellingen erin, min de transactiekosten. Dat moet uitgesplitst en afgeletterd worden. Hoe dat werkt, lees je in PAY.nl-uitbetalingen afletteren in SnelStart.
Wat kost een koppeling?
- Exporteren en importeren: gratis, maar het kost je tijd
- Kant-en-klare koppeling: meestal een vast bedrag per maand
- Maatwerk: eenmalig, bij ons vanaf €495, plus onderhoud vanaf €19 per maand
Zet het af tegen wat het overtypen je nu kost. Een uur per dag is ruim twintig uur per maand. Daar is een koppeling meestal binnen een paar maanden van terugverdiend.
Zo pakken we het aan
We kijken eerst of een standaard koppeling genoeg is. Is dat zo, dan zeggen we dat. Is maatwerk nodig, dan leggen we vooraf vast wat er precies meegaat, en bouwen en testen we met je echte bestellingen. Werkt de koppeling na oplevering niet zoals afgesproken, dan betaal je niet.