Je ziet in SnelStart een bijschrijving van PAY.nl van €1.204,15. Maar welke facturen zitten daarin? Dat uitzoeken is een van de vervelendste klusjes in de boekhouding van een webshop. Zeker als het elke dag terugkomt.
Waarom het lastig is
Een betaalprovider zoals PAY.nl of Mollie betaalt niet per bestelling uit, maar in batches. Eén uitbetaling bestaat uit:
- tientallen betalingen van verschillende bestellingen
- min de transactiekosten
- soms min terugbetalingen of chargebacks
Op je bankafschrift zie je alleen het totaal. Om netjes af te letteren moet je per transactie de juiste factuur vinden, de kosten apart boeken en controleren of alles optelt.
Met de hand
De handmatige manier ziet er zo uit:
- Download het uitbetalingsoverzicht uit het PAY.nl-dashboard.
- Zoek per transactie de bijbehorende factuur in SnelStart.
- Letter elke factuur af op de bankmutatie.
- Boek de transactiekosten op een kostenrekening.
- Controleer of het verschil nul is.
Bij twintig transacties ben je daar zo een halfuur mee bezig. Per uitbetaling.
Automatisch
Een koppeling doet precies dezelfde stappen, maar dan zelf en elke dag:
- Uitbetalingen ophalen via de API van PAY.nl
- Per transactie de factuur zoeken in SnelStart, op exact factuur- of ordernummer
- Bedrag controleren: wijkt het af, dan wordt het niet geboekt maar komt het op een lijst
- Kosten apart boeken
- Een overzicht van alles wat niet gematcht kon worden, met de reden erbij
Belangrijk is dat een koppeling alleen boekt wat zeker klopt. Bij twijfel moet hij het op een lijst zetten, niet gokken. Een verkeerde boeking kost je meer tijd om uit te zoeken dan een goede boeking oplevert.
Ordernummers uit Lightspeed of WooCommerce
Verkoop je via Lightspeed of WooCommerce, dan staat het ordernummer van de webshop in de omschrijving van de betaling. Een goede koppeling herkent dat nummer en zoekt daarmee de factuur in SnelStart, ook als het factuurnummer anders is.
Hoe we het bouwden
Voor een webshop met Lightspeed hebben we precies deze koppeling gebouwd. Hij draait elke dag, matcht alleen op exacte nummers met een bedragcontrole van maximaal €0,05 verschil, en kan achterstallige maanden inlezen vanaf een datum die je kiest. Lees de case of bekijk de koppeling.
Werk je met Mollie in plaats van PAY.nl? Dat werkt op dezelfde manier.