"We moeten meer automatiseren" horen we vaak. Maar waar begin je? Veel bedrijven kopen een nieuw pakket en ontdekken een jaar later dat het probleem er nog steeds is. Daarom beginnen we altijd bij het proces, niet bij de software.
Stap 1: breng het proces in kaart
Kies één proces dat veel tijd kost, bijvoorbeeld van aanvraag tot betaling. Schrijf elke stap op:
- Aanvraag komt binnen (mail, telefoon, website)
- Offerte maken
- Planning
- Uitvoering en urenregistratie
- Factuur maken
- Betaling controleren
Zet bij elke stap: wie doet het, in welk systeem, en hoeveel tijd kost het per week?
Stap 2: zoek het handwerk
Kijk waar gegevens met de hand van het ene naar het andere systeem gaan. Dat zijn de plekken waar tijd verloren gaat en fouten ontstaan. Typische voorbeelden:
- een aanvraag uit de mail overtypen in je planning
- uren uit Excel overnemen op een factuur
- bestellingen uit de webshop in de boekhouding zetten
- betalingen één voor één afletteren
Stap 3: reken uit wat het kost
Tel per stap de uren per week, en reken dat om naar een jaar. Een uur per dag is ruim 200 uur per jaar. Tegen een realistisch uurtarief is dat al snel meer dan €10.000. Dat bedrag is je budget voor een oplossing die zich binnen een jaar terugverdient.
Stap 4: kies de oplossing per stap
Niet alles vraagt om nieuwe software. Per stap zijn er grofweg vier oplossingen:
- Anders werken: soms is een vaste werkwijze of een sjabloon genoeg
- Beter instellen: je huidige pakket kan vaak meer dan je gebruikt
- Een standaard koppeling: als die bestaat en doet wat je nodig hebt
- Maatwerk: een koppeling op maat of een eigen tool, als de rest niet volstaat
Begin bij de stap met de meeste uren en de eenvoudigste oplossing.
Stap 5: invoeren, niet alleen bouwen
De meeste automatisering mislukt niet op de techniek, maar op de invoering. Betrek de mensen die het werk doen, leg uit wat er verandert en kijk de eerste weken mee. Pas de werkwijze aan op de nieuwe situatie, anders blijft iedereen het oude Excel-bestand gebruiken.
Een voorbeeld
Een webshop met Lightspeed kreeg elke dag uitbetalingen van PAY.nl binnen, met tientallen bestellingen per batch. De boekhouder zocht elke transactie met de hand op in SnelStart. Een koppeling die de uitbetalingen elke dag zelf uitsplitst en aflettert, heeft dat werk overgenomen. Alleen wat echt afwijkt, komt nog op een lijst. Lees de case.
Hulp nodig?
In een processcan kijken we een halve dag mee in je bedrijf, zetten we de knelpunten op een rij en krijg je een plan met prijzen en wat het oplevert. Laat je daarna bouwen, dan verrekenen we de scan.