Veel bedrijven gebruiken AI al zonder dat iemand het echt heeft besloten. Een medewerker laat ChatGPT een mail herschrijven, een ander vat een lang document samen met Claude, en in Outlook staat Copilot ineens aan. Handig, maar sinds 2 februari 2025 hangt daar ook een verplichting aan: je moet maatregelen nemen zodat de mensen die met AI werken weten wat ze doen.
Die plicht staat in artikel 4 van de Europese AI-verordening, de AI Act. In dit artikel lees je wat er staat en hoe je het als mkb-bedrijf regelt zonder er een groot project van te maken.
Wat staat er in artikel 4?
Artikel 4 zegt in gewone woorden: aanbieders en gebruikers van AI-systemen nemen maatregelen die de AI-geletterdheid ondersteunen van hun personeel en van andere mensen die namens hen met AI werken. Daarbij houd je rekening met hun technische kennis, ervaring, opleiding en training, en met de context waarin de AI wordt gebruikt.
In de oorspronkelijke tekst, die gold vanaf 2 februari 2025, moest je zo goed mogelijk zorgen voor een voldoende niveau van AI-geletterdheid. Met de zogeheten Digital Omnibus (Verordening (EU) 2026/1744, in werking sinds 27 juli 2026) is dat afgezwakt. Je hoeft geen bepaald kennisniveau per medewerker te garanderen, maar je moet nog steeds maatregelen nemen. De Europese Commissie en de lidstaten moeten bedrijven, en vooral het mkb, daarbij ondersteunen.
Een paar dingen vallen op:
- Het geldt ook voor gebruikers. Je hoeft zelf geen AI te bouwen. Gebruikt je bedrijf een AI-tool voor het werk, dan val je eronder.
- Het geldt ook voor anderen die namens jou werken. Denk aan uitzendkrachten, freelancers of een extern bureau dat met AI voor je bezig is.
- Er is geen vast format. De wet zegt niet hoeveel uur training nodig is of welk certificaat. Het niveau moet passen bij wat iemand doet.
Het toezicht op de AI Act ligt bij nationale toezichthouders. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft informatie over AI-geletterdheid gepubliceerd, die is de moeite waard om door te lezen. Maar los van wie er controleert: de verplichting geldt gewoon.
Wat betekent dat voor een mkb-bedrijf?
Voor de meeste bedrijven die ChatGPT, Claude of Copilot gebruiken, komt het neer op vijf dingen.
1. Weet welke AI er gebruikt wordt
Begin met een eenvoudige lijst. Welke AI-tools gebruiken mensen in je bedrijf, waarvoor, en met welk account? Vraag het gewoon na. Vaak blijkt dat er meer gebruikt wordt dan je dacht, en dat een deel via privé-accounts loopt. Vergeet ook de AI niet die in bestaande software zit, zoals in je mailprogramma, je boekhoudpakket of je CRM.
2. Maak duidelijke afspraken
Een AI-beleid hoeft geen document van twintig pagina's te zijn. Eén A4 met heldere afspraken is vaak genoeg:
- welke tools mogen worden gebruikt, en met welk account
- welke gegevens er niet in mogen, zoals klantgegevens, personeelsdossiers of vertrouwelijke offertes
- dat een mens de uitkomst altijd controleert voordat die naar een klant gaat
- bij wie je terecht kunt met vragen
Over welke gegevens je wel en niet in een AI-tool zet, schreven we een apart artikel: AI en de AVG.
3. Leg uit wat AI wel en niet kan
Dit is de kern van AI-geletterdheid. Mensen moeten begrijpen dat een taalmodel geen zoekmachine en geen database is. Het voorspelt tekst. Dat werkt goed voor een eerste versie van een mail, een samenvatting of het herschrijven van een tekst. Het werkt minder goed als het om exacte feiten, bedragen of wetsartikelen gaat.
Leg in elk geval deze punten uit:
- AI kan dingen verzinnen. Een antwoord kan overtuigend klinken en toch niet kloppen. Dat heet hallucineren. Controleer feiten, cijfers en bronnen altijd zelf.
- Wat je invoert, verlaat je bedrijf. Gegevens die je in een AI-tool plakt, gaan naar de aanbieder. Bij een privé-account gelden andere voorwaarden dan bij een zakelijk account.
- AI weet niet alles van jouw bedrijf. Zonder context over je producten, prijzen en afspraken geeft het een algemeen antwoord.
- Jij blijft verantwoordelijk. Wat er met AI gemaakt wordt en naar buiten gaat, valt onder jouw naam.
4. Pas het aan op wat iemand doet
Een medewerker die af en toe een mail laat herschrijven, heeft genoeg aan de basis. Iemand die AI gebruikt om sollicitaties te beoordelen of klantvragen af te handelen, moet meer weten over de risico's en over wat er in die toepassing gebeurt. Dat bedoelt de wet met "rekening houden met de context".
5. Leg vast wat je gedaan hebt
Schrijf op welke tools je gebruikt, welke afspraken je hebt gemaakt en hoe je je mensen hebt uitgelegd hoe het werkt. Houd bij wie welke uitleg heeft gehad. Dat hoeft niet ingewikkeld: een gedeeld document met datum is prima. Zo kun je laten zien dat je er serieus mee bezig bent, en weet een nieuwe collega meteen waar hij aan toe is.
Uitleg die blijft hangen
Een eenmalige presentatie is na een paar weken vergeten. Wat beter werkt, is uitleg die mensen opnieuw kunnen bekijken op het moment dat ze ermee bezig zijn. Korte video's per onderwerp en een handleiding met de afspraken en voorbeelden uit je eigen werk. Dan kan een nieuwe medewerker het ook terugkijken, zonder dat iemand alles opnieuw hoeft uit te leggen.
Begin klein
AI-geletterdheid is geen eenmalig vinkje. Tools veranderen en het gebruik in je bedrijf groeit. Begin met de lijst en de afspraken, leg de basis uit, en kijk elk half jaar of het nog klopt. Twijfel je welke tool je zakelijk het beste kunt gebruiken, lees dan ook ChatGPT of Claude voor je bedrijf.
Hulp nodig?
Bij AI-advies en implementatie kijken we eerst hoe er in je bedrijf met AI gewerkt wordt en waar het tijd kan besparen. Daarna zetten we de tools op, maken we de afspraken en leggen we het je team uit met korte video's en een handleiding die online blijven staan om terug te kijken. Wil je eerst alleen weten waar AI of automatisering bij jou iets oplevert, dan is een processcan een goed begin.